Facturas y justificantes de pago en una subvención
Fuentes oficiales · Aplicación práctica a cultura y creatividad
Esta guía te ayuda a ordenar cada gasto para que puedas demostrar qué compraste o contrataste, cuándo lo pagaste y cómo se relaciona con tu proyecto cultural.
¿Qué tengo que guardar para demostrar que un gasto se ha realizado y pagado?
Una factura demuestra qué te han cobrado, pero no demuestra por sí sola que hayas pagado ni que ese gasto pertenezca a la subvención. Primero mira qué forma de justificación exige la ayuda. Si pide justificantes, guarda cada factura o documento válido junto a la prueba de pago cuando corresponda y deja claro a qué parte del proyecto pertenece.
Lo importante
- No existe un único documento válido para todas las subvenciones. La forma de justificar depende de las bases.
- Las facturas y otros documentos con valor probatorio pueden acreditar el gasto. La factura electrónica también puede servir si cumple los requisitos aplicables.
- Como regla general, el gasto debe estar pagado antes de que termine el plazo de justificación, salvo que las bases establezcan otra cosa.
- En una cuenta justificativa con justificantes suele ser necesario relacionar cada gasto con su proveedor, importe, fecha y, cuando proceda, fecha y prueba de pago.
- Una cuenta simplificada, una justificación mediante auditor o un sistema por módulos pueden pedir una documentación diferente.
Llévalo a tu proyecto cultural
En una producción cultural es fácil acabar con decenas de documentos. Una factura del técnico de sonido, el alquiler de la sala, la impresión del catálogo o el transporte de una obra pueden ser gastos distintos, pero todos necesitan una historia documental clara. La idea es sencilla. Cuando llegue la justificación debes poder unir el gasto, el pago y la actividad del proyecto sin reconstruirlo todo meses después.
Antes de seguir, comprueba esto
- Qué modalidad de justificación exige la ayuda.
- Si el documento está emitido a nombre de la persona o entidad beneficiaria cuando así corresponda.
- Si el concepto, la fecha y el importe permiten entender qué se ha pagado.
- Si el gasto está dentro del periodo admitido.
- Si las bases exigen demostrar el pago y qué medio aceptan para hacerlo.
- Si puedes relacionar el gasto con una actividad concreta del proyecto.
- Si el mismo gasto se ha imputado también a otra ayuda y cómo debe declararse.
Qué puedes hacer ahora
- Crea una carpeta o registro para cada proyecto desde el primer gasto.
- Guarda juntos el documento del gasto y la prueba de pago cuando sea necesaria.
- Anota qué actividad o partida del presupuesto corresponde a cada gasto.
- Revisa las bases antes de cerrar la justificación para comprobar si piden documentos adicionales.
- No esperes al último día para detectar facturas incompletas o pagos que todavía no puedes acreditar.
La Ley General de Subvenciones permite distintas formas de justificación. Por eso no puede afirmarse que todas las ayudas exijan las mismas facturas, extractos o comprobantes. Las bases pueden prever una cuenta justificativa completa, una cuenta simplificada, un informe de auditor, módulos u otra forma admitida. Además, una factura válida como documento de gasto no demuestra por sí sola que el gasto haya sido pagado cuando la ayuda exige acreditar también el pago.
Imagina una compañía que alquila un equipo de iluminación para una gira. Guarda la factura y la transferencia con la que la paga. En su registro del proyecto anota además a qué funciones corresponde ese alquiler. Cuando llega la justificación no tiene que recordar qué ocurrió meses atrás porque el gasto ya está conectado con el proyecto.
Errores que te pueden complicar la ayuda
- Guardar facturas y pensar que eso demuestra siempre el pago.
- Mezclar documentos de varios proyectos sin indicar a qué actividad pertenece cada gasto.
- Esperar a la justificación para comprobar si falta una factura o un pago.
- Exigir un extracto bancario en cualquier ayuda sin leer antes qué piden sus bases.
Dudas habituales
¿Una factura demuestra que ya he pagado el gasto?
No necesariamente. La factura acredita el gasto. Si la ayuda exige demostrar también el pago tendrás que aportar el documento que admita la convocatoria para hacerlo.
¿Tengo que presentar siempre todas las facturas?
No. Depende de la forma de justificación. Algunas ayudas usan cuentas simplificadas, auditor, módulos u otros sistemas.
¿Una transferencia bancaria sustituye a la factura?
No. La transferencia puede ayudar a demostrar el pago, pero no explica por sí sola qué bien o servicio has adquirido ni sustituye el documento que acredita el gasto.
Una idea para cerrar
Haz que cada gasto pueda explicarse en menos de un minuto. Qué fue, para qué parte del proyecto se hizo, cuánto costó y cómo se pagó cuando debas acreditarlo.
- Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, artículos 30 y 31
- Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, Reglamento de la Ley General de Subvenciones, artículos 71 a 75
Esta guía explica reglas generales. Para una ayuda concreta, revisa siempre sus bases y la convocatoria.
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