Qué obligaciones tienes durante un proyecto subvencionado
Fuentes oficiales · Aplicación práctica a cultura y creatividad
Esta guía te ayuda a convertir la resolución de concesión en una lista sencilla de tareas para no perder plazos, pruebas ni comunicaciones.
¿Qué tengo que cuidar mientras ejecuto el proyecto?
Cuando recibes una subvención no basta con hacer el proyecto. También tienes que poder demostrarlo. Durante la ejecución conviene guardar pruebas, controlar gastos y pagos, comunicar cambios y otras ayudas cuando toque y cumplir las obligaciones de difusión que marque la convocatoria.
Lo importante
- Ejecutar el proyecto concedido es una obligación, no solo una intención.
- La evidencia se construye durante la actividad. No conviene esperar a la justificación.
- Otras ayudas, cambios relevantes y determinadas incidencias deben comunicarse cuando corresponda.
- Publicidad de la financiación, conservación documental y control forman parte de la gestión de la subvención.
Llévalo a tu proyecto cultural
Una obra, una gira, un rodaje o una exposición dejan muchas pruebas distintas. Contratos, facturas, pagos, programas, fotografías, carteles, enlaces o entregables pueden acabar siendo parte del expediente. Si el equipo artístico y quien lleva la gestión trabajan con el mismo calendario, la justificación será mucho más sencilla.
Antes de seguir, comprueba esto
- Actividades, resultados y calendario comprometidos en solicitud y resolución.
- Obligaciones de publicidad o logotipos de la financiación pública.
- Documentos y registros que deben conservarse.
- Qué cambios, otras ayudas o incidencias deben comunicarse.
- Controles, visitas o requerimientos a los que puedes estar sujeto.
- Fechas de ejecución, pago y justificación.
Qué puedes hacer ahora
- Convierte la resolución en un checklist operativo.
- Asigna responsable a cada obligación y evidencia.
- Archiva documentos por actividad y por gasto desde el primer día.
- Revisa mensualmente presupuesto, calendario y financiación.
- Antes de cualquier cambio relevante, comprueba si exige comunicación o autorización.
El artículo 14 recoge obligaciones generales, pero cada ayuda puede añadir otras. Puede haber indicadores, autorizaciones, límites, controles o medidas de difusión específicas. Un incumplimiento puede afectar al cobro o provocar un reintegro según su gravedad y las reglas de la ayuda.
Imagina una compañía que estrena una obra subvencionada. Además de pagar y archivar facturas, guarda el programa, las piezas de difusión con el logotipo exigido, fotografías de las funciones y cualquier comunicación enviada al organismo concedente. Al justificar no tendrá que reconstruir el proyecto desde cero.
Cuando cambia según el sector
Conserva contratos, programas, material de difusión, pruebas de actuaciones y pagos de la gira.
Documenta funciones, aforos o actividades de mediación cuando formen parte de los compromisos.
Guarda entregables, versiones, hitos y evidencias de publicación o prueba si la ayuda los exige.
Errores que te pueden complicar la ayuda
- Guardar solo facturas y no pruebas de actividad.
- Cambiar calendario o alcance sin comprobar si hay que comunicarlo.
- Olvidar logos, menciones o medidas de publicidad exigidas.
- Dejar la organización documental para el final del proyecto.
Dudas habituales
¿Si gasto todo el dinero ya he cumplido la subvención?
No. Debes cumplir también el objetivo, la actividad, las condiciones y las obligaciones de justificación y control.
¿Tengo que guardar documentos después de justificar?
La Ley obliga a conservar los justificantes mientras puedan ser objeto de actuaciones de comprobación y control, además de los plazos que resulten aplicables.
¿Tengo que comunicar otra ayuda obtenida durante el proyecto?
Sí cuando financie la actividad subvencionada, en los términos exigidos por la normativa y la resolución.
Una idea para cerrar
Haz una revisión breve y periódica mientras ejecutas. Es mucho más fácil corregir una falta de documentación en mitad del proyecto que meses después.
- Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, artículo 14
- Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, Reglamento de la Ley General de Subvenciones
Esta guía explica reglas generales. Para una ayuda concreta, revisa siempre sus bases y la convocatoria.
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